Deine magische To-Do Liste – So schaffst du alles!

magische to-do Liste

„Wie schaffst du das bloß alles?“ Hast du das jemals jemanden gefragt? Dann vermutlich, weil die Person so vieles in einen Tag, einer Woche oder einem Monat erledigt, was man sich selber kaum vorstellen kann.

Ich muss gestehen, ich bin die Person, die das öfters gefragt wird und gefragt wurde. Ab einem gewissen Punkt habe ich mich selber auch hinterfragt – ist es wirklich so viel? Habe ich irgendwelche Tricks und Tipps, die ich mit anderen teilen kann? Die Antwort ist ja und sie sind in verschiedene Kategorieren geordnet. Heute will ich unbedingt aber zumindesten den wichtigsten Aspekt mit euch teilen – ohne den ich vermutlich nichts erledigen würde.

Lass uns sie…

Die magische To-Do Liste

nennen.

Menschen, die „so viel“ erledigt kriegen, haben keine Zauberkraft und sind eigentlich genau so vergesslich und schnell überfordert wie jeder andere auch. Wenn ich an Wochen denke, wo ich mehrere Jobs gleichzeitig und auch noch meine Bachelorarbeit schreiben musste und dazu noch die üblichen Dinge im Haushalt anfielen – puuuuh das war wirklich eine Ausnahmesituation.

Aber um ganz ehrlich zu sein, ich nehme mir neben der Arbeit immer irgendwelche Projekte vor, so wie z.B. diesen Blog. Auch für mich scheint alles manchmal zu viel und unlösbar…

Aber Fakt ist: ALLES IST LÖSBAR!

Deshalb ist

Tipp Nr.1: Schreib alles auf

Je mehr du versuchst dir einfach nur zu merken, desto mehr wirst du vermutlich vergessen. Wenn du 10 Dinge zu erledigen hast, wirst du auf jede Fälle mindestens die Hälfte vergessen und nicht erledigen. Gleichzeitig wenn du daran denkst, was du noch alles erledigen musst, scheint es wie ein großer Berg, den man nicht überwinden kann – und dann macht man noch weniger als man wollte. Im Kopf wird ein großer Haufen von „Wie soll ich das bloß schaffen“ assoziiert.

Deshalb die goldene Regel: Setz dich am Abend vorher oder zu Beginn eines Tages hin und überlege dir, was du alles erledigt haben musst oder möchtest an diesem Tag. Egal wie klein oder groß die Aufgaben sind: Beim Arzt anrufen, einkaufen gehen, 5 Seiten in der Bachelorarbeit schreiben etc.
Lass alles aus deinem Kopf raus und halte es auf einem Papier oder App fest. Damit belastest du deine Gedanken nicht mehr damit, dich daran zu erinnen was noch getan werden muss, sondern kannst dich auf die Aufgaben selber konzentrieren.

Auch auf der Arbeit wende ich diesen „Trick“ wirklich immer an. Ich bin für sehr viele Menschen und Prozesse verantwortlich – am Ende des Tages jemandem sagen müssen: „Sorry, das habe ich vergessen.“ ist für mich persönlich ein absolutes No-Go. Deshalb zu Beginn jedes Arbeitstages schreibe ich alles auf, was ich erledigen muss.

Tipp Nr2: Wie Zeitaufwendig ist jede Aufgabe?

Wenn du nun auf deine To-Do Liste schaust, wirst du feststellen dass einige Aufgaben nur wenige Minuten in Anspruch nehmen, während andere deutlich länger dauern werden.

Verschaff dir einen klaren Überblick darüber, wie lange etwas dauert und schreib dir das ruhig mal danben:
Den Arzt anrufen – 5 Minuten
Einkaufen gehen – 50 Minuten
3 Seiten Bachelorarbeit schreiben – 3 Stunden
etc.

Denn das bringt uns zum nächsten Punkt:

Tipp Nr3: Priorisiere deine Aufgaben

Versuche deinen Aufgaben eine Priorität zuzuweisen. Was solltest du schnellstmöglich in der nächsten Stunde erledigen und was kannst du etwas später am Tag erledigen?

Tipp Nr4: So kriegst du deine To-Do Liste am effektivsten abgearbeitet

Wenn es nun darum geht die Aufgaben zu erledigen, habe ich unterschiedliche Taktiken:

  1. Wenn etwas sehr schnell geht, ist es eine Überlegung wert es sofort zu erledigen, um es bereits von deiner To-Do Liste zu streichen.
  2. Wenn es eine schnelle Aufgabe ist, aber keine große Dringlichkeit ist wie z.B. deinen Arzt anzurufen, weil er noch 5 Stunden geöffnet hat, kannst du überlegen diese Aufgabe in der Pause einer großen Aufgabe (das Schreiben an der Bachelorarbeit) zu erledigen.
  3. Go with the Flow: Obwohl du am besten nach der Priorität die To-Do Liste abarbeiten solltest, finde ich es zum Teil doch sinnvoller daran zu arbeiten, was deine Intuition gerade sagt. Wenn du z.B. geplant hast gleich einkaufen zu gehen, aber du gerade das Bedürfnis verspürst an der Bachelorarbeit zu schreiben, dann setz dich lieber hin und schreib erstmal an der Bachelorarbeit.

Nimm den Weg mit dem kleinsten Widerstand – wie man es in der Physik sagt.

Deine magische to-do liste erstellen

Wie du deine magische To-Do Liste personalisieren kannst

Auch wenn ich dir meine strategischen Taktiken zum Bewältigen und Erledigen der Aufgaben gezeigt habe, ist es doch immer gut einen persönlichen Touch mit reinzubringen.

  • Farben: Nutze Farben, um unterschiedliche Kategorien zu unterscheiden, Sachen hervorzuheben oder das Ganze farbenfroher zu gestalten
  • Medium: Ob im Kalender, auf einem Blattpapier oder einer App. Es gibt mittlerweile eine große Anzahl an Möglichkeiten, wie du eine To-Do Liste pflegen kannst. Probier ruhig aus, was dir persönlich am meisten Spaß macht und an welche du dich hältst
  • Routine: Möchtest du deine To-Do Liste morgens oder abends schreiben? Am Sonntag oder am Montag? Such dir eine Gewohnheit aus, damit du dich selber daran hältst und gleichzeitig Freude daran hast.

Wieso du eine magische To-Do Liste brauchst

Die theoretische Notwendigkeit einer To-Do Liste ergibt sich durch einen psychologischen Effekt, der Zeigarnik-Effekt genannt ist. Die russische Psychologin, die diesen Effekt beobachtet hat, stellte fest, dass man sich an unerledigte Aufgaben besser erinnert als an erledigte.
Wenn du jetzt überlegst, wie viele Aufgaben im Alltag auf dich zu kommen, da kann der Kopf schnell überlastet sein. Damit dein Kopf nicht diese harte Arbeit leisten muss, sich an jede einzelne unvollendete Aufgabe zu erinnern, kannst du ihm und dir helfen, indem du die Aufgaben auf deine To-Do Liste schreibst.

Für mich persönlich klappt die Routine am besten Morgens. Ich setze mich mit meinem Kaffee an den Schreibtisch und überlege, was an diesem Tag ansteht. Daraus notiere ich mir meine Aufgaben für den Tag in den Kalender. Ich versuch dabei realisitisch den Tag zu reflektieren und zu entscheiden, ob ich das heute erledigt bekomme oder doch lieber für einen anderen Tag vornehme. Ich freue mich auf die morgendliche Planung und das Gefühl einigen Zielen an diesem Tag näher zu kommen.
Daher auch mein Rat an dich: Versuch dieses Gefühl auf deine weise zu zelebrieren.

1 Comment

  1. […] Wenn du deinen Tag bereits am Morgen planst, wist du mit größerer Wahrscheinlichkeit Arbeit leisten, die produktiv ist und deinem Leben einen Mehrwert verleiht. Zum Planen kannst du die große Auswahl an Kalendern oder Terminplanern nutzen. Es gibt einige Tipps, wie du deine To-Do Liste so planen kannst, dass du alles erledigt bekommst! […]

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